Reduzierung von Fehlzeiten: Wie man die Arbeitsanwesenheit durch effizientes Management verbessert

Einführung

Effektive Kontroll- und Planungssysteme verbessern die Anwesenheit erheblich und reduzieren Fehlzeiten, indem sie deren Ursachen angehen und proaktives Management ermöglichen. Fehlzeiten, verstanden als ungeplante Abwesenheit von der Arbeit, sind ein kostspieliges Problem in Spanien und ganz Europa, das oft durch Erschöpfung, Terminüberlastung oder mangelnde Arbeitsbindung verursacht wird.

Früherkennung und Management von Fehlzeiten

Die Kontrollsoftware liefert Echtzeitdaten zur Anwesenheit des Personals, sodass Manager Muster erkennen und vorbeugend handeln können, bevor das Problem chronisch wird. Diese Fähigkeit zur frühzeitigen Erkennung ist entscheidend für die Umsetzung wirksamer Korrekturmaßnahmen.

Sofort sehen, ob jemand nicht für eine Schicht eingecheckt hat, wiederkehrende Muster von verspäteten Ankünften erkennen, frühzeitig eingreifen, bevor Abwesenheit zur Gewohnheit wird, und angemessenes Follow-up zu Mitarbeiterwohlbefinden oder deren Planungsbedürfnissen durchführen—das sind einige der Vorteile, die diese Tools für eine proaktive Abwesenheitsverwaltung bieten.

Das spanische Arbeitsministerium machte 2019 die tägliche Arbeitszeiterfassung verpflichtend, um Probleme wie Absentismus und unbezahlte Überstunden zu bekämpfen. Einer der erwarteten Vorteile waren Kosteneinsparungen von bis zu 13 Milliarden Euro jährlich, was ungefähr dem Verlust entspricht, den spanische Unternehmen durch unentschuldigte Abwesenheiten am Arbeitsplatz erleiden.

In praktischen terms, wenn ein Mitarbeiter ständig die Montagmorgen-Schichten versäumt, kann das System dieses Muster erkennen und die Personalabteilung darauf aufmerksam machen, um das Problem anzugehen. Mögliche Lösungen könnten eine Neugestaltung seines Kalenders oder gezielte Unterstützung zur Identifizierung zugrunde liegender Ursachen umfassen. Dieser datenbasierte Ansatz hat sich als wirksam erwiesen, unbefugte Fehlzeiten in verschiedenen Wirtschaftssektoren erheblich zu reduzieren.

Reduzierung des Fehlens durch Engagement

Es besteht ein starker Zusammenhang zwischen Mitarbeiterengagement und Anwesenheit: Engagierte und zufriedene Mitarbeiter fehlen seltener bei der Arbeit. Durch die Verbesserung von Zufriedenheit und Fairness tragen Planungsinstrumente indirekt dazu bei, die Anwesenheitsraten zu verbessern und chronisches Fehlen zu reduzieren.

Planungssoftware trägt zu diesem Engagement bei, indem sie den Mitarbeitern eine Stimme in ihren Kalendern gibt und den Stress im Zusammenhang mit beruflicher Unsicherheit reduziert. Eine Umfrage im Vereinigten Königreich ergab, dass die Gewährung von Planungsspielraum, wie die Möglichkeit, Schichten über digitale Plattformen zu tauschen, zu einer deutlichen Verringerung von kurzfristigen Abwesenheiten führte, da die Mitarbeiter die Vertretung verantwortungsvoll organisieren konnten.

Auswirkung auf Krankmeldungen

Eine bessere Planung kann sogar zu verbesserten Gesundheitsergebnissen und weniger Krankheitstagen führen. Eine quasi-experimentelle Studie, die in Finnland im Gesundheitswesen durchgeführt wurde, untersuchte die Wirkung einer Software für partizipative Planung auf Krankheitsausfälle, mit Ergebnissen, die greifbare Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter zeigen.

• Die Krankenhauseinheiten, die die Planungssoftware übernommen haben, verzeichneten 6 % weniger Krankheitsausfälle.
• Es wurde eine Reduzierung der Krankheitstage bei kurzer Krankheit um 7 % pro Mitarbeiter festgestellt, verglichen mit Einheiten, die traditionelle Planung verwendeten.
• Diese Reduzierungen nahmen mit zunehmender Nutzungsdauer der Software progressiv zu, was auf kumulative Vorteile hinweist.
• Es wurde eine positive Korrelation zwischen der Teilnahme an der Planung und der Verringerung von arbeitsbedingtem Stress festgestellt.

Wahrscheinliche Gründe für diese Verbesserung sind ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben, das Müdigkeit und Stress verringert, die zu Krankheiten führen können, sowie die Fähigkeit, leichter Ersatz zu finden oder die Organisation anzupassen, wenn jemand krank ist, wodurch vermieden wird, dass kleinere Gesundheitsprobleme mehrere freie Tage erforderlich machen, weil Alternativen fehlen.

In Spanien, wo die durchschnittlichen Abwesenheitsraten in den letzten Jahren zwischen 6,8 % und 7,5 % schwankten, kann selbst eine kleine Reduktion um einige Prozentpunkte eine erhebliche Einsparung für die Unternehmen darstellen, sowohl wirtschaftlich als auch in Bezug auf die operative Kontinuität.

Vermeidung von Konflikten zwischen Arbeit und Leben

Abwesenheit tritt manchmal aufgrund persönlicher Verpflichtungen auf, die mit beruflichen Verantwortlichkeiten in Konflikt stehen: Zum Beispiel kann ein Arbeitnehmer unerwartet eine Schicht verpassen, weil er einen familiären Notfall hat oder einen Termin nicht verschieben konnte, da es an organisatorischer Flexibilität mangelte.

Auch wenn solche Ereignisse bis zu einem gewissen Grad unvermeidlich sind, kann eine intelligente Planung vorhersehbare Konflikte minimieren und Mechanismen bereitstellen, um unerwartete Situationen angemessen zu bewältigen, wodurch der negative Einfluss auf die Organisation reduziert wird.

Viele Tools ermöglichen es Arbeitnehmern, bestimmte Zeiträume zu blockieren oder Schichten anzufordern, die zu ihrem Privatleben passen. Zum Beispiel könnte ein Elternteil morgendliche Schichten bevorzugen, während die Kinder in der Schule sind, oder ein Student könnte Flexibilität benötigen, um an bestimmten Tagen am Unterricht teilzunehmen. Wenn diese Präferenzen so weit wie möglich operativ respektiert werden, fühlen sich die Mitarbeiter nicht gezwungen, zwischen ihren persönlichen und beruflichen Verpflichtungen zu wählen, wodurch ungeplante Abwesenheiten reduziert werden.

Kontrolle der Arbeitsbelastung und Müdigkeit

Die Kontrollsoftware stellt außerdem sicher, dass Mitarbeiter nicht ständig übermäßig arbeiten, was mittelfristig zu Burnout und erhöhtem Fehlzeiten führen kann. Durch die Überwachung von Arbeitszeiten und -belastungen können Unternehmen präventive Maßnahmen ergreifen, um chronische Erschöpfung und deren negative Folgen zu vermeiden.

Die Einhaltung angemessener Ruhezeiten, die Vermeidung übermäßiger Überstunden, die oft zu Ausfällen aufgrund von Erschöpfung führen, das Einrichten automatischer Warnungen bei möglichen Verstößen gegen Ruhezeiten und die Prävention von arbeitsbedingter Ermüdung sind grundlegende Aspekte, um eine gesunde und präsente Belegschaft zu erhalten. Diese Maßnahmen reduzieren nicht nur Fehlzeiten, sondern tragen auch dazu bei, arbeitsbedingte Unfälle durch Ermüdung zu verringern.

Die Arbeitszeitvorschriften in Spanien (zum Beispiel die Sicherstellung von mindestens 12 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten und die Überwachung von Überstunden) helfen in dieser Hinsicht: Ein digitales System kann automatisch warnen, wenn jemand unter Bedingungen geplant ist, die zu übermäßiger Ermüdung führen könnten, und so mögliche Gesundheitsprobleme und zukünftige Fehlzeiten vermeiden.

Im Laufe der Zeit reduziert dieser präventive Ansatz signifikant Fehlzeiten aufgrund von Burnout oder arbeitsbedingtem Stress. Eine von der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) zitierte Studie ergab, dass die Umsetzung von Arbeitszeitgrenzen und die Überwachung der Einhaltung zu einer besseren Anwesenheit und weniger Krankmeldungen führten, da die Beschäftigten bessere physische und mentale Gesundheitsbedingungen aufrechterhielten.

Fazit

Die Anwesenheit verbessert sich erheblich, wenn Unternehmen moderne Planungs- und Kontrollsysteme einsetzen. Klare Kalender schaffen präzise Erwartungen, und eine verlässliche Nachverfolgung stärkt das Engagement für regelmäßige Anwesenheit. Mitarbeiter profitieren von einem besser organisierten und vorhersehbaren Arbeitsleben, wodurch der Bedarf an ungeplanten Abwesenheiten deutlich reduziert wird.

Manager erhalten wertvolle Daten, die ihnen helfen, Muster zu erkennen, proaktiv auf negative Trends zu reagieren und effektive Strategien zu entwickeln, um Fehlzeiten nachhaltig zu reduzieren. Das Ergebnis ist eine präsentere, zuverlässigere und produktivere Belegschaft, die allen Interessengruppen zugutekommt.

Dies bringt direkte finanzielle Vorteile für die Organisation: Weniger verpasste Schichten bedeuten weniger Produktivitätsverlust und weniger Bedarf an teuren Überstunden oder Zeitarbeitern, um unerwartete Ausfälle abzudecken, was zu einem effizienteren und profitableren Betrieb führt.