Reducció de l'absentisme: Com millorar l'assistència laboral amb gestió eficient
Índex
Introducció
Els sistemes eficaços de control i planificació milloren significativament l’assistència i redueixen l’absentisme en abordar les seves causes fonamentals i permetre una gestió proactiva. L’absentisme, entès com l’absència no planificada de la feina, és un problema costós a Espanya i a tot Europa, sovint derivat del cansament, conflictes d’agenda o desconnexió laboral.
Detecció precoç i gestió de l'absentisme
El programari de control proporciona dades en temps real sobre l’assistència del personal, permetent als gerents identificar patrons i actuar de manera preventiva abans que el problema es cronifiqui. Aquesta capacitat de detecció precoç és fonamental per implementar mesures correctives efectives.
Veure instantàniament si algú no ha registrat la seva entrada per a un torn, detectar patrons recurrents d’arribades tardanes, intervenir aviat abans que l’absentisme es converteixi en habitual i fer un seguiment adequat del benestar dels empleats o de les seves necessitats de programació són alguns dels avantatges que ofereixen aquestes eines per a una gestió proactiva de l’absentisme.
El Ministeri de Treball d'Espanya va fer obligatori el registre diari de temps l'any 2019 precisament per combatre problemes com l'absentisme i les hores extres no pagades. Un dels beneficis anticipats va ser l'estalvi de costos de fins a 13.000 milions d'euros anuals, aproximadament la pèrdua que les empreses espanyoles pateixen a causa de les absències injustificades a la feina.
En termes pràctics, si un empleat falta constantment als torns del dilluns al matí, el sistema pot identificar aquest patró i alertar el departament de recursos humans perquè abordi el problema. Les possibles solucions podrien incloure reorganitzar el seu calendari o oferir suport específic per identificar les causes subjacents. Aquest enfocament basat en dades ha demostrat reduir significativament les absències no autoritzades en diversos sectors empresarials.
Reducció de l'absentisme mitjançant el compromís
Existeix una forta relació entre el compromís dels empleats i l'assistència: els empleats compromesos i satisfets falten menys a la feina. En millorar la satisfacció i l'equitat, les eines de planificació contribueixen indirectament a millorar els índexs d'assistència i a reduir l'absentisme crònic.
Menys absentisme
Responsabilitat
El programari de planificació contribueix a aquest compromís donant als empleats veu en els seus calendaris i reduint l'estrès associat a la incertesa laboral. Una enquesta feta al Regne Unit va trobar que proporcionar als empleats flexibilitat en la planificació, com la capacitat d'intercanviar torns a través de plataformes digitals, va portar a una disminució notable de les absències d'última hora, ja que els treballadors podien organitzar la cobertura de manera responsable.
Impacte en les baixes per malaltia
Una millor planificació pot fins i tot traduir-se en millors resultats de salut i menys dies de malaltia. Un estudi quasi experimental realitzat a Finlàndia en el sector sanitari va examinar l'efecte del programari de planificació participativa en les baixes per malaltia, amb resultats que van demostrar beneficis tangibles per a empreses i empleats.
- Les unitats hospitalàries que van adoptar el programari de planificació van experimentar un 6% menys de casos d'absència per malaltia.
- S'ha observat una reducció del 7% en els dies de baixa per malaltia curta per empleat en comparació amb les unitats que utilitzaven planificació tradicional.
- Aquestes reduccions van augmentar progressivament com més temps s'utilitzava el programari, indicant beneficis acumulatius.
- Es va identificar una correlació positiva entre la participació en la planificació i la reducció de l'estrès laboral.
Les raons probables d'aquesta millora inclouen un millor equilibri entre vida laboral i personal que redueix la fatiga i l'estrès que poden conduir a malalties, i la capacitat de trobar més fàcilment substituts o ajustar l'organització quan algú està malalt, evitant que problemes de salut menors obliguin a prendre diversos dies lliures per falta d'alternatives.
A Espanya, on les taxes d'absentisme mitjanes han fluctuat entre el 6.8% i el 7.5% en els darrers anys, fins i tot una petita reducció de pocs punts percentuals pot representar un estalvi significatiu per a les empreses, tant econòmicament com en termes de continuïtat operativa.
Prevenció de conflictes treball-vida
L'absentisme de vegades passa a causa de compromisos personals que entren en conflicte amb les responsabilitats laborals: per exemple, un treballador pot faltar inesperadament a un torn per una emergència familiar o per una cita que no es va poder reprogramar per manca de flexibilitat organitzativa.
Tot i que aquests esdeveniments són inevitables en certa mesura, una planificació intel·ligent pot minimitzar els conflictes previsibles i proporcionar mecanismes per gestionar adequadament les situacions imprevistes, reduint així l'impacte negatiu en l'organització.
Personalització
Absències reduïdes
Moltes eines permeten als treballadors bloquejar certs períodes o sol·licitar torns que s'adaptin a la seva vida personal. Per exemple, un pare podria preferir torns de matí mentre els nens són a l'escola, o un estudiant podria necessitar flexibilitat per assistir a classe en dies determinats. Respectar aquestes preferències tant com sigui operativament possible significa que els empleats no se sentin obligats a triar entre les seves responsabilitats personals i professionals, reduint així les absències no programades.
Millora el control d'assistència a la teva empresa
Descobre com la nostra plataforma de gestió pot ajudar-te a reduir l'absentisme i millorar la productivitat.
Control de l'excés de treball i la fatiga
El programari de control també assegura que els empleats no treballin constantment en excés, cosa que pot portar al desgast i un augment de l'absentisme a mitjà termini. En monitoritzar les hores i càrregues de treball, les empreses poden implementar mesures preventives que evitin la fatiga crònica i les seves conseqüències negatives.
Fer complir períodes de descans adequats, evitar hores extres excessives que sovint resulten en baixes per esgotament, configurar alertes automàtiques sobre possibles infraccions de les normes de descans i prevenir la fatiga relacionada amb la feina són aspectes fonamentals per mantenir una plantilla saludable i present. Aquestes mesures no només redueixen l'absentisme sinó que també contribueixen a disminuir els accidents laborals associats amb la fatiga.
Les regulacions del temps de treball d'Espanya (per exemple, garantir almenys 12 hores de descans entre torns i controlar les hores extres) ajuden en aquest aspecte: un sistema digital pot alertar automàticament si algú està programat en condicions que podrien provocar una fatiga excessiva, prevenint problemes de salut potencials i absències futures.
Amb el temps, aquest enfocament preventiu redueix significativament les absències a causa de l'esgotament o l'estrès relacionat amb la feina. Un estudi citat per l'Organització Internacional del Treball (OIT) va trobar que la implementació de límits en les hores de treball i el seguiment del compliment van portar a una millor assistència i una disminució de les baixes per malaltia, ja que els empleats van mantenir millors condicions de salut física i mental.
Conclusió
L'assistència millora notablement quan les empreses utilitzen sistemes moderns de planificació i control. Els calendaris clars estableixen expectatives precises, i un seguiment fiable reforça el compromís amb l'assistència regular. Els empleats es beneficien d'una vida laboral més organitzada i previsible, reduint significativament la necessitat d'absències no programades.
La reducció de l'absentisme genera múltiples avantatges organitzatius, incloent-hi menors costos operatius, més continuïtat en el servei al client, millor planificació de recursos humans i materials, i un augment general en la productivitat i l'eficiència dels processos interns.
Els treballadors experimenten un millor equilibri entre les seves vides laborals i personals, nivells més baixos d'estrès i fatiga, un major control sobre l'organització de la seva feina i un entorn laboral més equitatiu on tothom assumeix la responsabilitat de l'assistència.
Els gerents obtenen dades valuoses que els ajuden a identificar patrons, reaccionar proactivament a tendències negatives i desenvolupar estratègies efectives per reduir l'absentisme de manera sostenible. El resultat és una força laboral més present, fiable i productiva que beneficia totes les parts interessades.
Això té beneficis financers directes per a l'organització: menys torns perduts significa menys productivitat perduda i menys necessitat de recórrer a hores extres costoses d'última hora o a treballadors temporals per cobrir absències imprevistes, cosa que es tradueix en una operació més eficient i rendible.