Riduzione dell'assenteismo: Come migliorare la presenza sul posto di lavoro con una gestione efficiente

Introduzione

I sistemi efficaci di controllo e pianificazione migliorano significativamente la presenza e riducono l'assenteismo affrontando le sue cause fondamentali e consentendo una gestione proattiva. L'assenteismo, inteso come l'assenza non pianificata dal lavoro, è un problema costoso in Spagna e in tutta Europa, spesso derivato da esaurimento, conflitti di calendario o disimpegno lavorativo.

Rilevamento precoce e gestione dell'assenteismo

Il software di controllo fornisce dati in tempo reale sulla presenza del personale, consentendo ai dirigenti di identificare i modelli e di agire preventivamente prima che il problema diventi cronico. Questa capacità di rilevazione precoce è fondamentale per implementare misure correttive efficaci.

Vedere immediatamente se qualcuno non ha registrato il proprio ingresso per un turno, rilevare schemi ricorrenti di ritardi, intervenire tempestivamente prima che l'assenteismo diventi abitudinario e seguire adeguatamente il benessere dei dipendenti o le loro esigenze di pianificazione sono alcuni dei vantaggi offerti da questi strumenti per una gestione proattiva dell'assenteismo.

Il Ministero del Lavoro della Spagna ha reso obbligatoria la registrazione giornaliera del tempo nel 2019 proprio per affrontare problemi come l'assenteismo e gli straordinari non pagati. Uno dei benefici previsti era un risparmio di costi fino a 13 miliardi di euro all'anno, circa la perdita subita dalle aziende spagnole a causa delle assenze ingiustificate sul lavoro.

In termini pratici, se un dipendente manca costantemente ai turni del lunedì mattina, il sistema può identificare questo schema e avvisare il dipartimento delle risorse umane per affrontare il problema. Le possibili soluzioni potrebbero includere la riorganizzazione del suo calendario o l'offerta di un supporto specifico per identificare le cause sottostanti. Questo approccio basato sui dati ha dimostrato di ridurre significativamente le assenze non autorizzate in vari settori aziendali.

Riduzione dell'assenteismo tramite l'impegno

Esiste una forte relazione tra l'impegno dei dipendenti e la presenza: i dipendenti impegnati e soddisfatti tendono a mancare meno al lavoro. Migliorando la soddisfazione e l'equità, gli strumenti di pianificazione contribuiscono indirettamente a migliorare i tassi di presenza e a ridurre l'assenteismo cronico.

Il software di pianificazione contribuisce a questo impegno dando ai dipendenti voce nei loro calendari e riducendo lo stress associato all'incertezza lavorativa. Un sondaggio condotto nel Regno Unito ha rilevato che offrire ai dipendenti flessibilità nella pianificazione, come la possibilità di scambiare turni tramite piattaforme digitali, ha portato a una notevole diminuzione delle assenze dell'ultimo minuto, poiché i lavoratori potevano organizzare la copertura in modo responsabile.

Impatto sulle assenze per malattia

Una migliore pianificazione può persino tradursi in migliori risultati di salute e meno giorni di malattia. Uno studio quasi-sperimentale condotto in Finlandia nel settore sanitario ha esaminato l'effetto del software di pianificazione partecipativa sulle assenze per malattia, con risultati che hanno dimostrato benefici tangibili per aziende e dipendenti.

• Le unità ospedaliere che hanno adottato il software di pianificazione hanno registrato il 6% di casi in meno di assenze per malattia.
• È stata osservata una riduzione del 7% nei giorni di malattia di breve durata per dipendente rispetto alle unità che utilizzavano una pianificazione tradizionale.
• Queste riduzioni aumentavano progressivamente quanto più a lungo veniva utilizzato il software, indicando benefici cumulativi.
• È stata identificata una correlazione positiva tra la partecipazione alla pianificazione e la riduzione dello stress lavorativo.

Le ragioni probabili di questo miglioramento includono un migliore equilibrio tra vita lavorativa e personale che riduce la fatica e lo stress che possono portare a malattie, oltre alla capacità di trovare più facilmente sostituti o di adattare l'organizzazione quando qualcuno è malato, evitando che problemi di salute minori costringano a prendere diversi giorni di riposo per mancanza di alternative.

In Spagna, dove i tassi medi di assenteismo sono oscillati tra il 6,8% e il 7,5% negli ultimi anni, anche una piccola riduzione di qualche punto percentuale può rappresentare un risparmio significativo per le aziende, sia economicamente che in termini di continuità operativa.

Prevenzione dei conflitti lavoro-vita

L'assenteismo a volte si verifica a causa di impegni personali che entrano in conflitto con le responsabilità lavorative: ad esempio, un lavoratore può mancare improvvisamente un turno a causa di un'emergenza familiare o di un appuntamento che non è stato possibile riprogrammare per mancanza di flessibilità organizzativa.

Pur essendo tali eventi inevitabili in una certa misura, una pianificazione intelligente può ridurre i conflitti prevedibili e fornire meccanismi per gestire adeguatamente le situazioni impreviste, riducendo così l'impatto negativo sull'organizzazione.

Molti strumenti consentono ai lavoratori di bloccare determinati periodi o richiedere turni che si adattino alla loro vita personale. Ad esempio, un genitore potrebbe preferire i turni mattutini mentre i bambini sono a scuola, oppure uno studente potrebbe aver bisogno di flessibilità per frequentare le lezioni in determinati giorni. Rispettare queste preferenze il più possibile operativamente significa che i dipendenti non si sentano obbligati a scegliere tra le loro responsabilità personali e professionali, riducendo così le assenze non programmate.

Controllo del carico di lavoro e della fatica

Il software di controllo garantisce inoltre che i dipendenti non lavorino costantemente in eccesso, il che può portare a burnout e maggiore assenteismo a medio termine. Monitorando le ore e i carichi di lavoro, le aziende possono implementare misure preventive per evitare l'affaticamento cronico e le sue conseguenze negative.

Far rispettare periodi di riposo adeguati, evitare straordinari eccessivi che spesso portano ad assenze per esaurimento, configurare avvisi automatici per potenziali violazioni delle regole di riposo e prevenire l'affaticamento legato al lavoro sono aspetti fondamentali per mantenere un personale sano e presente. Queste misure non solo riducono l'assenteismo, ma contribuiscono anche a diminuire gli incidenti sul lavoro causati dalla fatica.

Le normative sull'orario di lavoro in Spagna (ad esempio, garantire almeno 12 ore di riposo tra i turni e monitorare gli straordinari) aiutano in questo senso: un sistema digitale può avvisare automaticamente se qualcuno viene programmato in condizioni che potrebbero causare affaticamento eccessivo, prevenendo potenziali problemi di salute e future assenze.

Nel tempo, questo approccio preventivo riduce significativamente le assenze dovute al burnout o allo stress legato al lavoro. Uno studio citato dall'Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL) ha rilevato che l'implementazione di limiti alle ore di lavoro e il monitoraggio del rispetto hanno portato a una migliore partecipazione e a una diminuzione delle assenze per malattia, poiché i dipendenti hanno mantenuto migliori condizioni di salute fisica e mentale.

Conclusione

La presenza migliora significativamente quando le aziende utilizzano sistemi moderni di pianificazione e controllo. Calendari chiari stabiliscono aspettative precise e un monitoraggio affidabile rafforza l'impegno per una presenza regolare. I dipendenti beneficiano di una vita lavorativa più organizzata e prevedibile, riducendo significativamente la necessità di assenze non programmate.

I manager ottengono dati preziosi che li aiutano a identificare modelli, a reagire proattivamente alle tendenze negative e a sviluppare strategie efficaci per ridurre in modo sostenibile l'assenteismo. Il risultato è una forza lavoro più presente, affidabile e produttiva che avvantaggia tutte le parti interessate.

Questo comporta benefici finanziari diretti per l'organizzazione: meno turni persi significano meno produttività persa e meno necessità di ricorrere a costosi straordinari dell'ultimo minuto o a lavoratori temporanei per coprire assenze impreviste, con una conseguente operazione più efficiente e redditizia.